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【第五空间PMP】解码PMBOK新考纲(11)管理相关方

发表日期:2020-03-22 20:48:37

在新考纲《人员》中主要的对象是团队成员和相关方,人员管理的任务清单一共14条其中有5条关于相关方管理包括2条与团队管理重叠。

它们分别是:

Task4:赋能团队成员和相关方管理

Task5:确保团队成员和相关方收到充分的培训

Task9:与相关方合作

Task10:创建共识

Task13:指导有关的相关方

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项目为人(相关方)而做,项目由人(团队)完成。相关方的参与、支持、承诺和信任对项目及其可交付成果的感知,是真正决定项目成败的核心要素,项目收益的价值最终是由相关方,包括客户决定的。即使项目不能真正地满足传统的三基准的要求,但如果达到或者超越相关方期望值,项目还是被视为成功的。

项目相关方管理需要一系列稳健的技能,项目经理必须清晰地了解他们的项目范围和项目计划,清楚地知道他们要做的事情以及完成这些事情的限制条件,这样才能知道需要他人支持和帮助的内容,开展与相关方合作。

项目经理对项目相关方进行规范分析极为重要,不能单纯依靠第六感或者随意任性。项目经理应该评估人们对项目所持的态度,要从极端积极到非常积极的各个层级做出评估。可以是设置量表,早期使用可以主观一些,随着团队对参与程度的一致理解,可以设计统一的评估准则。借助这些基本的评估准则,可以让项目经理有效地认识到需要与谁开展合作,目前与特定相关方处于怎样程度的协作层级。不少项目经理仅从书本上知道这些知识,但从未真正使用过,或许这类项目对相关方实施有效管理的要求不高,可以不用考虑太多这些方面。

对那些事关组织变革、业务流程改造等这类项目,会对大部分人员带来影响或者遭到某些人的反对,项目经理就需要对项目相关方进行评估,需要制定积极的行动举措,改变和影响相关人的想法,缓解他们的不良行为和抵触情绪,这对项目而言是最基本的工作内容。如果你的项目是负责服务对外客户,承担客户接口管理工作,更为挑战的是你还有竞争对手,你完成项目的成功评估标准是确保与客户建立合作伙伴关系,确保后续持续地实施项目,客户环境下的相关方的评估和管理是非常有挑战的,识别和分析师基本的工作,忽略这个步骤,会让公司和整个项目团队陷入困境之中。

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有很多模型帮助项目经理对相关方进行评估和分类,简单的项目可以采用四分法对项目相关方进行分类,复杂的项目环境可以采用九宫格的模型。

下面介绍四分法的应用:

•影响大、支持强。项目经理可以通过这类人员取得相应的项目资源和支持。定期主动沟通项目中的问题和挑战。

•影响大、支持弱。那些对项目持有反对意见、实力强大的人员,项目经理必须做出积极的行动,对其实施有效管理。项目经理需要仔细思考,自己应该怎样做才能赢得他们的支持。如果无法做到这点,就需要采取有效措施,化解他们的抵制行为。

•影响小、支持强。是指那些支持项目工作,但对项目成果没有实质影响的人,项目经理可以通过这类人员,帮助自己完成项目的相关工作。

•影响小、支持弱。是指那些反对项目工作,但对项目成果没有实质影响的人。当这类人员的影响增强时,项目经理就需要对其实施相应管理,否则项目经理基本上可以不加理睬,但是切记,要慎之又慎。

获得支持是一个持续不断的过程,而非一个孤立的事件。项目经理要设法抓住每个机会来获取支持,无论是向持怀疑态度的干系人宣传项目目标,或者游说职能经理,还是说服供应商,试图仅仅靠一次访谈或者演讲是有风险,指望一次就完成,是不符合常理的。

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