会议管理

会议管理包括准备议程、确保邀请参会者以及准备和发送后续会议的会议纪要和行动计划。

规划会议时应该采取如下步骤：

准备并发布会议议程（其中包括会议目标）

确保会议在约定的时间开始和结束

确保适当参与者受邀请并出席

不偏离主题（stay on topic）

处理会议中的期望、问题和冲突

记录所有行动以及所分配的行动责任人

《抛砖引玉》

例题：你的上一次项目状态会议有15 人参加，会议非常混乱，会议中有太多的题外话和争论。这样一来，会议就没有取得任何实质性的结果。下次要更好的规范会议，你应该：

A.减少与会人数

B.发布会议议程

C.保证控制好沟通渠道

D.给遵守会议规范的人以激励

《老朱解析》

答案B。

会议管理技术重点内容就是准备议程和处理冲突。大多数项目会议都是把干系人召集在一起解决问题或者制定决策（人数多少取决会议目标和要求），虽然也可以把一些随意的讨论成为会议（不一定需要议程，但其目的是交换信息或头脑风暴等），但是大部分项目会议都更为正式，有事先安排的时间、地点和议程。典型的会议通常都要一份拟讨论事项的清单开始。应该事先传阅这份清单，连同专为会议准备的其他文件。

《举一反三》

1.你的员工提变报告晚了 3 天。讨论这篇报告的会议开始前 5 分钟，她向你交了报告。你注意到里面有一些严重的错误。你应该怎么办？

A.取消会议，等报告修改好再重新计划时间

B.去开会，告诉其他与会人报告有错误

C.强迫员工讲报告，当其他与会人发现错误时自己保持沉默

D.取消会议，自己重新写这篇报告

2.在新产品设计即将进入执行阶段时，项目经理请求高级管理层召集主要项目干系人联合举行一次会议，以便大家都了解项目计划和项目目标。这个会议是哪个会议的例子？

A.项目干系人会议（project stakeholder meeting）

B.项目启动会议(project intiating meeting)

C.项目开工会议(kickoff meeting)

D.项目状态评审会议(project status review meeting)

3. 项目组召集了7个关键干系人并请了这个领域的4个专家一起开会收集需求，换会议持续了将近2个小时，请问这是什么类型的会议？

A.引导式研究会

B.焦点小组会议

C.规划会议与分析

D.项目启动会议

《老朱解析》

1. 答案A。

除非特殊原因，如果讨论的内容（强相关的数据分析，被发现严重错误）在会议之前无法修正，需要及时告知或者取消会议。会议需要达成预期的目标，避免无效的会议发生。

2.答案C。

(KICK-OFF会议).《PMBOK》对项目开工（kick-off）会议的说明如下：项目开工会议通常意味着规划阶段结束和执行阶段开始，旨在传达项目目标、获取团队对项目的承诺，以及阐明每个干系人的角色和职责。

3.答案B。

在收集需求管理过程中，非常重要的二种会议，选项A和选项B，需要理解二者之间的区别。焦点小组会议是召集预定的干系人和主题专家，了解他们对所讨论的产品、服务或成果的期望和态度。引导式研讨会也称需求研讨会，是用于快速定义跨职能需求并协调干系人的需求差异。