敏捷商业分析师必备技能 - Value Stream Mapping

发布时间:2020-10-25

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Value Stream Mapping目的

Value Stream Mapping用来提供一个完整的、基于事实的、时间序列的活动流,并且这个活动流是为内部或外部客户交付产品或服务的。


Value Stream Mapping描述

Value Stream Mapping用来表示为客户提供解决方案所需的材料和信息流。

而我们通常用价值流图对其进行图形化的表示。

其实我们可以简单的将价值流理解为一个交付产品或服务的流程,在这个过程中有很多角色参与,有很多信息被传递,有价值产生。

在SAFe里会提到运营价值流和开发价值流,但今天想要聊的是另外一个分类维度:AS-IS和TO-BE。

不论是运营价值流、开发价值流、精益价值流或者是别的什么价值流,都会有AS-IS价值流和TO-BE价值流。


AS-IS价值流

在BABOK的整体框架里,有很重要的一部分就是进行AS-IS分析。

只有了解和分析现状才能让我们有机会确定改进的起点。

做价值流分析也是如此,不能一上来就是解决方案(对XXX进行改进),而是要先对现状进行客观描述并进行分析。


TO-BE价值流

用来描述未来的目标价值流。

如果改进是分阶段进行的,那么我们的TO-BE价值流可能不止一条。

我个人觉得TO-BE价值流会展现一个组织、一个产品、一个服务的核心价值观:是注重质量、用户体验还是快速交付……

毕竟在进行决策的时候是要有所取舍的。


步骤


准备

1. 绘制价值流需要一个跨职能的团队

先前说了,一条价值流是会有多个角色参与其中的。

所以我们在绘制价值流的时候首先需要召集一个跨职能的团队,这包括具有业务领域知识的主题专家和技术团队成员,如开发人员、测试人员、操作支持、架构师和供应商代表。

BA在此过程中会作为facilitator。


2. 分配价值流的所有者

每个价值流应该有一个owner所有者。

在理想情况下,这个人应该是对当前流程有深刻理解的人。

可以是业务负责人也可以是产品经理/BA,这个根据价值流而定。

这个角色的主要作用是为价值流的组织、改进和管理负责的。


3. 定义价值流的范围

这条价值流是给谁交付什么产品或服务?

这里面涉及到我之前“灵魂四问”的第一问:客户是谁?


4. 识别价值

该产品及服务为客户带来什么价值?

这里面涉及到我之前“灵魂四问”的第二问:客户可以获得什么价值?


创建AS-IS价值流


1. 为价值流命名

基于第一步的准备工作,我们来给价值流命名。

一般我会建议用动词+名词的方式进行命名,如:(为XX客户)提供外卖服务,(为XX客户)提升工作效率……

这样可以一目了然的明确我们在讨论什么,在研究什么。


2. 观察或模拟价值流

观察或模拟价值流其实也是发现的过程。

一般有两种方法:正向、逆向。

在SAFe介绍运营价值流的绘制方法中,提到的就是正向的方法:有一个触发点(一个购买的意愿)触发价值流动,从左至右的按照时间先后来进行价值流的模拟。

这里面涉及到我之前“灵魂四问”的第三问:价值流是什么?

而在IIBA中介绍的方法是逆向的方法:从最靠近客户的一段开始,从后往前的进行价值流的模拟。

这两种方法都可以,关键在于你能否清晰的识别出客户和价值,也就是我们之前做的准备工作。

当你对于触发点也很清楚的时候,那你可以使用正向的模拟方式。


3. 绘制价值流图

可以在白板上用便利贴进行绘制,也可以用纸笔进行绘制。

但是整个过程肯定是多角色参与的。

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4. 捕获对价值流发挥作用至关重要的信息流

信息流是个比较抽象的概念,简单来说就是在产生价值的过程中,一些时间、对象的变化。

包括:订单、时间表、库存时间、转换时间、周期时间和涉及的操作员数量。


5. 构建一个模型,用交接和顺序显示流程中的每个步骤

这个步骤主要是为了帮助我们找出可改进的机会,所谓的模型可以参考精益价值流的分析模型,里面主要是包括:时间和成本。

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在这个过程中,我们也可以初步的对于每个步骤的时间进行估算,包括:执行时间和等待时间等。

在这里可用的细节越多,就越容易发现改进的机会。


6. 确定要消除的浪费步骤

识别出哪些步骤在整个价值流中是冗余的、低值的或可以自动化的,特别是整个流程的瓶颈。


7. 验证价值流

在进入改进阶段之前,必须验证当前价值流图的初稿。

这里的验证内容比较多,大家甚至可以根据之前的所有步骤,快速的review一下。

因为对AS-IS的描述的准确性是我们接下来所有步骤的基础,如果这个部分有问题,在接下来的过程中就会越走越偏了。

我曾经遇到过,在进行价值流验证的时候发现之前定义的客户是不准确的,交付的产品不是为大家“以为”的那个客户带来价值的。


AS-IS价值流分析

进行AS-IS价值流分析的时候,可以使用“根因分析”技术,比如5WHY+鱼骨图+帕累托。

分析的主要目的是分析非增值步骤(比如等待)发生的原因,以确定哪些步骤是必要的(例如满足监管要求)和哪些步骤是不必要的(例如过多的文书工作)。


设计TO-BE价值流


1. 确定改进领域

就我见过的和分析过的价值流来看,通常一条价值流有不止一个改进点。

那么该改进哪个,或者先改进哪个取决于很多因素。

但是,我们通常都会建议先改进瓶颈。

这里面涉及到我之前“灵魂四问”的第四问:瓶颈在哪里?

我们可以在价值流图上对待改进的步骤进行标识。


2. 确定改进措施

接下来大家可以考虑使用Design Thinking先发散再收敛的方法来进行改进措施的确定。

这里的措施也可以使用敏捷中提到的“试错”+“快速反馈”的方法。

如果不明确改进措施是否真的有效,可以先尝试然后从中学习后进行改进。


3. 绘制TO-BE价值流

显示在消除了浪费之后的价值流(不必要的等待时间、过多的行政文书工作、高库存等等)。

也可以将此作为我们的改进目标,比如:消除80%等待时间后可以达到的状态是什么。


实施过程改进


1. 确定实施改进所需的支持材料

有的时候改进不是那么容易的事情。

比如为了缩短交付时间,我们准备实施DevOps。

那么为了实施DevOps,我们可能会需要做很多准备,包括:工具的选型、工作流程和职责的设计、培训、实施策略等。


2. 实施改进

我们可以将这些改进项也都放在我们的Backlog里,反映在敏捷计划中。

在SAFe中,这些大都会属于是Enabler的Story。

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一旦完成了实施,那么TO-BE价值流就会变成新版本的AS-IS价值流,我们可以再重复上面的所有步骤,持续改进。


Value Stream Mapping的优点


比业务流程图更全面

以前我们提到流程图基本上就是在说业务流程图。

原则上来说,价值流图也是流程图,但是是一个包含信息更丰富、更全面的流程图。

这主要是由不同的使用目的决定的。

价值流图是用来进行价值分析,寻找改进点,制定改进措施的,而业务流程图更多是一种描述。


提供实施改进的蓝图

出于对TO-BE的绘制,帮助所有人了解到改进后会达到什么样的效果。

建立对过程浪费和瓶颈的共同理解

当我们把所有的信息都落在纸面上,透明化了之后,可以帮助我们所有人对过程浪费和瓶颈有共同的理解。

记得我以前接触过的一家客户,他们之前总是A部门觉得问题出在B部门,B部门觉得问题根因在C部门,C部门又觉得A部门不作为导致浪费。

而当我们把价值流图绘制出来后,从客户的角度看给客户交付价值的过程,很清楚的发现其实每个环节多多少少都有问题,只是瓶颈在B部门的一个审批流程上。

在大家都达成共识的情况下,我们简化了这个审批流程,从而优化了整条价值流。

为不同的利益相关者提供一种通用的视觉语言

一图胜千言,之前吵吵半天都没结果的事情,用一张图就可以很好的解决。

大家基于价值流图进行讨论和分析,更加容易达成共识。


Value Stream Mapping的使用限制

与其他视觉建模技术相比,不容易构建

根据我的经验,绘制一张业务流程图,可能只需要BA去进行一些访谈、调研、文档研究,一两天就可以完成。

而绘制一张价值流图,需要一个跨职能团队反复讨论、研究、收集数据,基本上都要一周左右的时间。

可能会让人望而生畏,因为捕捉到了所有的信息

有人可能在被问到“客户是谁”的时候就退缩了。

在被问到“价值是什么”的时候就直接崩溃了。

更不用说后面还牵扯到每个步骤的时间和成本的估算以及瓶颈的识别。

但就是因为信息全面,才是其价值所在。

否则我们很难从一张简单的图中发现问题,更别说去确定改进策略了。


价值流图失效

这里说的失效不是因为过期,而是因为在整个绘制和分析的过程中走偏了。

我们绘制价值流图的目的是为了发现问题点,寻找原因,确定改进措施。

而不是为了画一张漂漂亮亮、完美无缺的图。

其实遗漏或忽略一些不关键的信息并不会造成太大的影响。

不大适用于知识型或非线性工作

不是所有的流程都是线性的,有很多是迭代、螺旋状的。

而对这类工作进行价值流分析可能效果不是特别好。

我会推荐《第五项修炼》中提到的正负反馈环分析法,大家感兴趣的可以研究一下。

(其实有很多书都提到了这个机械论的基础原理方法)

不大适用于破坏性或“重新设计”方法

正如我在“价值分析方法”中提到的,精益价值流分析不大适用于第二曲线的价值分析。

而如果我们在价值流分析的准备阶段就对客户和价值进行重新分析和定义的话,其实也可以进行第二曲线的价值流设计和分析,但那步骤就不是这篇文章的这些了。

至此,你对于Value Stream Mapping是否有了些更加具体的认识?

分享一下你的想法吧~

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