项目管理阻力与应对之道

发布时间:2019-03-28

前言

项目中,项目经理大半的时间都周旋在范围,时间,成本,质量的三角形之中,致力于平衡各方因素以求取最佳配置。但这些因素都是浮现于水面之上的冰山一角,然而更大的问题却在于冰山在水面下不可知的部分:“项目阻力”。

如果不能消除项目阻力,任你有天大的本事,设计最优的计划,使用最好的技术,运用最佳的项目管理手段,用尽所有气力,到最后还是项目不成功。究其原因就是项目经理在项目中经常过于注重项目管理技术层面的问题,却忽略项目的阻力造成的影响。

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何谓阻力

任何阻碍项目依照计划进行的事件,我们都可以定义为阻力。如果我们不能减轻阻力对项目的影响,必然会造成严重的后果。

阻力与风险不同之处,风险是有可能发生,只要我们适当的管理通过适当的应对方法,风险有可能从而避免发生减少损失。但阻力却是事实存在的,且随着项目进行过程中会不断以不同面貌涌现出来,例如范围不断的变更,进度延宕,成本增加,干系人抵制,团队士气低落等情况。

有项目必然有阻力的存在! 我们无法消除阻力,只能尽力去减低阻力对项目的影响避免项目失败。举例来说,问题就是阻力的一种表现方式,问题的发生并非偶然的,冰冻三尺非一日之寒,这是对阻力忽视而造成的结果。因此项目经理对于项目阻力必须进行有效的管理,提前在问题发生之前进行预防措施,对阻力进行干预,降低阻力的影响从而使项目得以顺利进行。

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阻力的特征

任何项目都存在阻力,阻力有显性,隐性之分。有些阻力可能是显而易见的,是容易察觉的,也容易控制。但也有些阻力潜伏在阴暗的角落里不易察觉,随时伺机而动,干扰项目的进行。

•显性阻力,一般来说容易被发现,项目经理很容易采取措施应对。例如采用控制的手段就可以了。

•隐形阻力却像暗箭一般,在不经意中射向项目经理,阻碍项目进行,令项目经理防不胜防。

阻力还具有多面性,相同的阻力会在项目不同的时间点中以会不同的面貌显现出来,所以抓住重点,从源头遏制,尽早消除阻力,可以避免许多问题或是降低风险的发生。

阻力具有不可消除的特性,我们只能尽力去降低阻力,减少问题对项目造成的伤害。

阻力的种类

项目的阻力可以分为结构性阻力,技术阻力,干系人阻力等方面。

•结构性阻力是先天的,无法改变的,无法消除的。例如组织结构,企业价值观文化,过去项目的实施经验,已成形的制度或习惯,或是约定俗成的流程等。项目经理只能调整项目计划去适应它,或是绕开它。越早发现,越早调整,则阻力越小,项目的成功机率也会增加

•技术层面的阻力较容易解决,一般来说可以通过替代方案的选择方式避开阻力。

•干系人层面的阻力是最难处理,最为棘手。项目中每个人具有多面性,在不同的场景,不同的情境之下,干系人几乎每时每刻都有不同的表现,因此最具不稳定性。如何控制干系人阻力就是项目推进过程中一个很重要的工作。

干系人的阻力

每个干系人有不同的背景,经验,所处环境等因素,对于项目的解读也各有不同。他们会影响项目结果或受项目结果影响。这些因素直接决定了他们对于项目的态度是支持还是反对。如果是支持的话,项目就容易进行,但是如果持反对态度,就项目阻力就出现了。

一般干系人阻力来自于以下几个方面:

缺少对项目目标的认知

对于未来的变化与项目结果的恐惧

项目目标缺乏说服力

项目目标与个人目标的冲突

项目缺乏高层的支持

对于项目团队缺乏信心

对于组织过去的实施经验缺乏信心

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阻力的应对

项目经理应对这些阻力的策略?可以分为预防,主动,被动策略。

•预防管理:在项目启动过程中导入变革管理方法论,使用ADKAR 手法,收集每个干系人的阻力点,提早制定对策,降低阻力影响。

•主动管理:预期和早期识别可能的阻力,提前计划、解决或消除它。例如在项目进程中坚强监控过程的力度,拟定沟通管理计划,保持干系人畅通的沟通。有效管理干系人参与,安排干系人出席相关会议,对项目团队或是相关干系人拟定特定的培训计划。

•被动管理:当阻力真的发生时,制定策略来应对,对阻力造成的影响进行应对。

应对阻力时,项目经理运用的策略

1.倾听并理解反对意见

倾听是任何管理者在管理阻力时应该采取的关键步骤。

在许多情况下,干系人仅仅是希望被听到并表达他们的反对意见。

理解这些反对意见经常可以为解决方案提供一条清晰的途径。

倾听也可以帮助项目经理识别关于项目目标的误解。

2.专注于“阻力是什么”,并放手“如何消除阻力”

项目经理应该专注于发现阻力的源头,将降低阻力的任务交由干系人来处理,让干系人参与阻力管理加强他们对项目支持的期望。

3.清除障碍

障碍可能来自于干系人家庭、个人问题、身体缺陷或金钱有关。

充分了解干系人的个人情况。表面上看起来的阻力或反对意见,可能是过去没能看到掩饰的障碍。

清晰的识别障碍,确定可以解决这些障碍的方法。

4.提供简单、明确的选择和后果

通过明确有力的宣示项目目标,促使员工做出抉择降低阻力。

用简单明瞭的措辞与每位员工沟通阻力造成的后果是什么。

通过提供简单、明确的选择及其后果描述后,把解决问题的所有权和控制权交回到员工手中。

5.为干系人创造希望

大多数的人会为更美好的未来而采取行动。

项目经理可以通过分享项目过行中目标达成时的信息,创造兴奋和热情,来增强干系人对项目的期望,从而降低阻力。

人们会跟随一个可以创造希望并受他们尊重和信任的领导人

6.以实实在在的方式展示项目目标,告诉干系人项目价值所在,降低项目阻力。

7.基于对项目发起人及对高级管理层个人的信任,由项目发起人或是高层管理者发出个人呼吁,能有效的促使干系人拥护项目,降低阻力。

8.转变持强烈的反对态度的干系人,让他们成为你的支持者,有效的降低阻力。

9.向表现阻力的关键干系人,发出了强有力的信号,告诉他们阻力将不会被容忍,不跟随团队一起前进的后果是真实和严重的。

结语

项目经理有必要在项目初期找出阻力头,通过在项目的早期预见阻力,对阻力进行预防与主动管理策略。必定能够在整个项目在过程中,顺利的依照计划进行,降低风险,减少计划外行为,从而提高项目成功率。


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