我的精力管理系统

发布时间:2019-08-06

作者简介:陈连生     

PMI《敏捷实践指南》审校翻译, PMI-ACP 首批授权讲师,Agile Scrum Master 授权讲师,EXIN 认证 DevOps Professional TTT授权讲师,第五空间敏捷部落发起人之一。

精力管理系统的由来

由于从Mac 回到Windows 环境导致OmniFocus 无法使用,所以最近改造了一下自己的时间管理系统,将其升级为精力管理系统。重整之后,我不再聚焦于过去的“时间”管理,转而关注“目标”。所以这是从2013年前后开始进行时间管理之后,我对该系统的最大升级。

为什么不是时间管理

时间管理与精力管理的侧重点不一样。时间管理关注点在于“决定该做什么事情以及不该做什么事”。在这个关注点之下,时间管理难免会涉及到各种其他技术,比如四象限等,从而根据这种工具来对工作进行判断。

听起来很美好,但是时间管理缺少一个重要的因素,那就是——你的轻重缓急判断标准到底是什么?你是基于怎样的情况下进行判断的?在时间管理中,很难将这些内容全部提现出来。

而精力管理在时间管理之上,以一种更加可视化的方法,确保我们时刻都是在向着我们真正该努力的方向进行前进。换言之,精力管理将会比时间管理多出一个罗盘,帮助我们最终确定前进的方向是正确的。

系统基本要求

在详细讲解系统之前,先介绍一下我对本系统设计的一些基本要求:

跨平台。完全抛弃OmniFocus的根本原因就是因为在非Mac 系统下无法使用;

尽可能免费。虽然对于软件付费已经养成习惯,但依然希望更多的人可以尝试这套系统,所以尽可能降低门槛。那么免费是一个比较好的选择;

不局限于一套系统,即不再过分追求一套系统打天下,毕竟OmniFocus自由度的软件,我估计除了我自己写一个也很难会有公司开发,受众太小;

足够简单。

OK,了解到了这些基本概念后,下面让我们继续。

设计原理

所有的系统都要有设计原理,本套系统也不例外。在此我不想将GTD的概念重新说一次,我只想结合我的实际情况(也符合绝大多数人)来进行一些建模和分析。

首先我们对需要做的事情进行分类。根据我的经验,可对事件进行如下的拆分:

有明确到期时间的工作

有且只可以到期日当天完成的工作,比如每天的英文学习、写日记,后面简称A类事务

在到期日之前需要一段时间才能完成的工作,比如你要参加的演讲PPT 的编写工作,后面简称B类事务

没有明确到期时间的工作,后面简称C类事务

没了,我们只需要这两大类三小类工作类型即可。

将事务类型建模后,我们需要对每一类工作的处理方式进行设计。我的设计方案如下:

针对A类事务,由于其存活时间只能24小时,所以核心诉求是“到期当天显示与提醒完成”;

针对B类事务,由于其有明确的到期时间,故我们需要可以设定该工作的到期时间,并显示该工作的所处状态

针对于C类事务,一般来说均为长期目标,即需要对此类目标进行分解后才可以进行处理。故此类任务需要支持子任务(当然,A和B也需要,但诉求不那么强烈)并可以将子任务变成单独的任务设定到期时间后进行处理。

到此,三类事务的逻辑和需求分析完毕。

下面就是如何利用系统来进行实现了。

工具登场

在我的构建系统中,我使用两个工具,“滴答清单”和Trello,我利用这两个软件完成上述我所有的需求。

下面是我的两个软件的截图。

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滴答清单

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Trello

可以看到,本质上是一个todo list 和一张看板。

没错,这就是我构建这套系统所有的软件。

工具分工

滴答清单

在工具分工上,根据上面对事务进行了A、B、C分类后,我们可以发现,对于A类事务,滴答清单可以完美的应对。

注意,是所有的A类事务都放入滴答清单中,不要遗漏。这样子,每天你只需要打开滴答清单的时候,就能看到当天你需要完成的工作(其实是一部分,后面会详细说)。由于A类任务是严格的只能当天开始处理,所以A类事务一般都不会很巨大,所以当中的工作一般都很小,比如交个水电费啊、打个电话之类的。配合上滴答清单的提醒功能,完美。

Trello概述

Trello就不介绍了,有需要的可以去它的官网。一言蔽之,Trello是一个电子Kanban工具。而我们也恰好利用了Kanban的流动性,来实现我们对B类事务和C类事务的管理。

我们回顾一下B类事务,由于其工作很难在一天内完成,所以其状态一定会有“处理中”这个状态,对不对?有了这个状态,我们就可以查看当前正在进行中的工作有哪些,从而当我们打开这个Kanban的时候,可以从这个状态的工作继续处理。同时我们可以给工作设定一个到期时间(Due date),我们也就可以在看板中直观的看到到期时间,并可以利用Trello 提供的功能顺序排列,就可以看出来最紧急的任务后,我们只需要再经过简单的判断,就可以知道应该对哪项工作投入最大的精力。

既然有了“处理中”的状态,那么一定还有上游的工作来源,那么工作来源是什么呢?工作来源就是我们所说的,C类事务。如果不记得了,请折回到对事务进行分类那一节进行查看,弄明白C类事务与B类事务的关系。

我们上面也说了,精力管理系统有一个罗盘,这个罗盘导航的目的地就是我们人生的终点,也就是我们最重要成为什么样子的人?那Trello如何做到呢?此处我们按照OKRs的概念,进行层层的分解,进而最终达到我们人生的目的。

我当前的分解层级是这样子的“人生目标–>年度OKRs–>季度OKRs–>当月待办–>本周待办”。通过这样子的层级,我们就可以在Kanban上明确的判断当前做的事情到底是不是我们真正该做的事情。这才过去的时间管理系统中基本上无法实现(根本原因在于过去的时间管理系统,包括OmniFocus受限于展现形式不如Kanban 松散,所以更像KPI,而不是OKRs)

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(第五空间学习中心DevOps培训)

如何将Trello用起来

在Trello中,我们先设定自己的人生目标,而后通过OKRs的技术,设定自己今年的OKRs,再设定自己的季度OKRs。这是第一步。之所以需要到季度ORKs的原因是,一般来说,需要看到一个可感知的进步,大概需要一个季度的时间,时间过短进步不明显,容易有挫败感;时间过长,反馈周期过长,刺激不足,容易导致疲惫。这跟Scrum 中Srint 不能超过4周是一个道理。

这些OKRs可以根据你当前对这个世界和自身的认知,随时进行修正,而且修正的过程中,你可以在Kanban中看到所有的内容,从而帮助我们实现所有目标的“一致性”,避免修改的过程不够完整,导致出现相互冲突的OKRs。

设定完季度OKRs之后,就要设定月度工作了。注意,一般来说,我们不设定月度OKRs,时间太短了。所以只设定月度待办事项。这些待办事项需要从根本上支持季度OKRs的实现即可。

设定完月度待办事项后,就是将月度待办事项拆分到每一周,然后对各项工作拖动到“Doing”或者“处理中”后,我们就可以欢快的开始工作。工作完成后,拖动到完成列就完事儿了。然后你随手将一些工作进行存档(Kanban中看不到了)就行了。

至此,我们完整的工作流就建立起来了。

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(第五空间ACP培训)

正确的使用姿势

如果你已经阅读完上面的部分,并且已经迫不及待想去尝试的话,我劝你先等一下,因为上述内容还少了两个部分:收集与回顾

收集

收集顾名思义,就是将你需要做的事情记录下来。这部分要点两个:

如果一项工作,不能马上处理或者处理世家超过2分钟,请一定要记下来。否则这个工作就会被遗忘(没有记录),或者耽误手头现有工作(超过2分钟且你直接动手处理了)

记录后,当你有空的时候,去看看你记录的东西。如果当你第二次看到它,依然认为它是需要时候,一定要明确应该将其放入滴答清单还是Trello,因为这将是两条不一样的道路。

如果是放入滴答清单,那么只需要简单的给一个到期时间,并纳入对应的分类中即可;

如果是放入Trello,你一定要判断该工作需要放到那个层级的列中。这没有一个标准的做法,需要依赖于对自身的认知进行处理

回顾

一般来说,我们不需要对滴答清单进行回顾,这里面主要都是一些重复性或者临时性的工作,回顾很难能得到比较大的收益。

根据20/80法则,我们回顾的重点是Trello。

回顾建议每周,最多每两周一次。我一般将回顾分为大型回顾和小型回顾。

小型回顾

小型回顾的目的是为了明确现在做的事情(在处理的事情、本周工作、本月工作),是否与本季度OKRs相吻合,从而确保我们在目前的工作中没有走偏。

小型回顾一般每1-2周做一次。

大型回顾

大型回顾的目的是为了判断我们在长期目标上是否有改变,比如我们的人生目标是否有改变。如果有,那么从上往下重新梳理一遍所有的工作,调整完成。如果没有改变,则确认一下年度OKRs是否需要增补或者修订。

大型回顾一般每个季度做一次。

FAQ

问:为什么不用Trello一个工具就行了?毕竟Kanban松散结构基本可以满足所有的工作内容。

答:原因有两点。第一,Trello自身无法很好的提供“重复任务”的功能,导致在维护一些定期任务的时候比较复杂;第二,Trello本身的提醒功能不是很好用,比如在Apple Watch就没有Trello客户端。

问:为什么你的图片中,Trello的列好像是反过来的?最前面一列是“已完成”而最后一列是“人生目标”。

答:这是为了方便使用。在本文提供的方法中,最常用的几列是“已完成”、“Doing”和“本周待办”,如果根据从左往右的顺序,则每次都需要拖动到最右侧使用,不方便,所以就干脆把Trello中Kanban列顺序发过来了。这在手机版Trello中的使用体验尤为明显。

问:如果我在Trello中,拆分出来的工作,我将其设定为当天完成,那我是否需要将该卡片在滴答清单中建立一个?

答:不用。如果你在Trello拆分出当天需要完成的需求,就放在Trello中处理即可。若挪动到滴答清单中,会使得Trello中的工作变得不成体系。

问:我们应该是以Trello为主还是滴答清单为主?

答:毫无疑问是Trello为主。所以每天请打开你的Trello,然后迎接你拆分好的工作吧。滴答清单仅仅作为常规事务的记录和提醒工具用即可。

问:如果一项任务在固定时间段内需要重复多次,但是由不能设定具体的截止时间。比如每周锻炼三次,这种情况怎么办?

答:放入Trello中,设定到期日期为本周末,并设定三个子任务。每完成一次锻炼就划掉一个子任务,全部完成后移动至“已完成”即可。

问:既然是用了OKRs,是否需要对OKRs进行评分?

答:如果可以,建议在年度OKRs和季度OKRs进行评分,这将成为我们前进中的衡量标准之一。



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