信息启发和收集的万能工具

发布时间:2020-02-03

最好用的就是5 Whys

如果你问我:信息收集和启发的工具有哪些?我会告诉你根据BABOK v3.0的汇总,这些工具有头脑风景、访谈、Workshop、思维导图、接口分析、数据模型等等。但如果你问我最好用的是哪一个:那肯定是“The Five Whys ”(5个为什么)

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什么是5 Whys呢,根据BABOK v3.0的描述:

The five whys is a question asking process to explore the nature and cause of a problem. The five whys approach repeatedly asks questions in an attempt to get to the root cause of the problem. This is one of the simplest facilitation tools to use when problems have a human interaction component.

所以简单来说就是在你需要搞清楚一个问题的时候,连续问5个为什么。是不是很简单? 这是三岁小孩都掌握的技巧,对不对(十万个为什么?)

举个例子:小明早就没吃饭就去上学了?

一问:为什么没吃早饭?

一答 :早上不想吃

二问:为什么不想吃饭?

二答:就是不想吃!

这时候你是不是就问不下去了?这已经问到了灵魂深处了

所以我们使用5 Whys的时候还是有些基本前提的,非常重要的是访谈的人员需要配合你找问题,收集信息。二是,问题之间要有一个递进的关系,下一个问题需要紧扣上一个问题。

再举个例子:设备经常是死机

一问:为什么设备都是死机?

一答:调查下来主要是设备过热导致的CPU温度超过了限值,所以设备死机

二问:为什么会设备过热?

二答:因为设备里的散热风扇坏掉了

三问:为什么风扇坏掉了?

三答:为了降低成本,选用了价格更低的风扇。价格更低的风扇质量不好,使用一段时间后就容易坏掉

那这时候你要判断,是否已经找到了原因呢?价格低是原因吗?

有没有可能价格虽然低,但质量是符合要求的呢?

所以,你可能继续问:

四问:既然质量低,为什么产品选型确定了这款型号?

四答:因为产品选型时没有明确的需求参数指标

好,到这为止,你可能明白了。原因并不是因为价格低而是因为没有明确的参数指标,所以在选型时没有严格的测试标准。

那你是不是还得继续问:

五问:为什么没有需求的参数指标?

五答:因为设备的硬件工程师没有制定

这时候你要注意了,你找到原因了吗?你是否已经可以解决这个问题了?是暂时的解决还是永久性的解决?

5 Whys问到什么时候为止?

我个人的理解是找到的原因可以支撑你解决当前遇到的问题,再继续问下去的意义没有了。

这点非常重要,你可能经常一连串的Why找到了和当前问题不太相关的原因或是非急需解决的问题原因时,你就可以停止了。因此,继续问下去的意义已经不大了,而且更关键的是你已经可以相对轻松的解决你遇到的问题了。

比如上面这个例子,你可以继续问:

五问:为什么设备的硬件工程师没有制定标准 ?

五答:因为硬件工程师忘记了

六问:为什么忘记了?

六答:因为那段时间硬件工程师家里有事耽误了?

到这里如果再继续问下去已经偏离你在解决问题的根本了。

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工作场合下,5 Whys的结论一般情况下原因都会落到:

人的问题上

或是流程问题上

或是钱的问题上

所以,也有一种比较简单的方法来找问题的原因和启发信息的方向,

“人”、“机”、“料”、“法”、“环”

人:是生产管理中最大的难点,也是所有管理理论中讨论的重点

机:就是指生产中所使用的设备、工具等辅助生产用具

料:指物料,半成品、配件、原料等产品用料,也可以引申到资料、材料

法:法则。指所需遵循的规章制度

环:指环境,如天气、温度、湿度

根据BABOK v3.0中说通过5 Whys找根本原因的好处就是客观的态度,尊重事实,针对问题来找原因。

通过上面的讲解你可能突然发现,哎,这个5 Whys好像也没什么呀,就是我们平时经常使用到的方法。没错,这也是5 Whys被称为最简单的信息启发和收集的工具 ,但是如果你想用好用到位并且高效的找到原因,解决问题还是需要注意一些方面的:

比如:连续的发问会给被访问者强烈的压迫感,轻者不配合,重者立马翻脸。

在这里我的建议是:建立好沟通前的基调,轻松的沟通环境并且在问为什么之前,有些铺垫的语言作为缓冲。另外,毕竟你是在请教别人原因(问为什么),所以你的语气、表情和肢体动作等都要表现出尊重被访问者的态度,这点很重要。

 (Why Curiosity Matters)

几点说明:

5 Whys并不是只能问5次为什么,有可能你问两次就知道答案,有可能你要问50次

问到什么时候为止?找到的原因已经足够你解决当前遇到的问题,再继续问下去的意义没有了

5 Whys是最简单好用的信息启发和收集的工具的另外一个原因是5 Whys可以轻松集成到其他相关信息启发和收集的工具中,比如在workshop时使用它;比如在访谈时使用他;比如在使用鱼骨图时使用,这是万金油

5 Whys是否好用取决于你是否有动力和决心找到根本问题或收集足够的信息,所以保持年轻态,保持好奇心很重要


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