【项目管理分享】如何成为top 2%的项目经理

发布时间:2020-08-31

作者简介:张磊人称三石老师,第五空间公众号专栏作者。

项目管理PMP》在线课程主理人,《产品管理NPDP课程》主理人

无论在哪个行业或者职位,总有一些人,能够做成一些普通人做不出的事情。这些人我们通常称之为成为天才。

比如space X的elon musk,文艺复兴艺术三杰拉斐尔,米开朗琪罗,达芬奇,投资人沃伦巴菲特,网球运动员罗杰费德勒。

对于项目经理这个角色来说,也是一样。top 2%的项目经理之所以脱颖而出,是因为这些项目经理能够做出一些普通人做不到的事情,而这其中的关键,就是项目经理的沟通能力。那些沟通能力强的项目经理,在沟通上的表现通常有如下5个特征。

01-没有“正确”,“好”,只有更合适

在项目中,由于各个相关方的分工不同,角色不同,立场也都不同,因此相关方之间有冲突不可避免。甚至很多冲突天然就存在,这时候各个相关方的总是会认为自己是对的,自己是正确的,甚至会认为只有自己才代表了公司。然而,实际上每个相关方都只看到了其中一个方面,这时候就要求项目经理能够在各种不同的立场中分辨哪一个或者多个方式是最合适的。在不同的情境下,不同的相关方之间,最合适的决定也不尽相同,项目经理要在不同情境下找出合适的方案。

“项目经理使用软技能(例如人际关系技能和人员管理技能)来平衡项目相关方之间相互冲突和竞争的目标,以达成共识。这种情况下的共识指即便不 100% 赞同,相关方还会支持项目决定和行动。”

不仅是项目工作,很多处理相关方之间冲突的工作也类似,比如一个国家的宪法的制定。《民主的奇迹—美国宪法制定的127天》是美国传记女作家凯瑟琳·鲍恩写的书,其中生动刻画了1787年联邦立宪的细节。美国立宪的过程中,立宪者遇到“卡壳”的时候总能耐心地坐在一起着“谈”,从1787年5月到1787年9月,前前后后经过了4个月时间,各方通过书信,会面等各种方式交换对于宪法的看法。最后,没有一个人对于的制定的美国宪法表示完全满意。但这部谁都不满意的宪法维系了美国社会两个多世纪的自由、繁荣和稳定,到现在依旧生机盎然的发挥着作用,美国也因此成为世界第一强国。

02-积极的态度

项目的临时性和独特性就决定了项目总有不确定的因素,这些因素导致了问题时有发生,如何面对和解决问题,既决定了项目是否能够顺利开展,也决定了项目经理的能力。其中的关键是无论遇到任何问题,积极的态度是解决问题的首要条件。无论在项目工作中,还是职场中,甚至在日常生活中,积极的态度都是关键。

有一本职场人士的必读书,《高能效人士的7个习惯》,其中第一个习惯就是积极主动。在书中对于消极被动和积极主动用了一张表格作为对比:

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从表格中可以看出,积极主动的人,总是在努力寻找解决方案。

03-当面沟通最重要

心理学教授艾伯特·麦拉宾(Albert Mehrabian)在70年代,通过一系列研究得出了一个结论:人们对一个人的印象,只有7%是来自于你说的内容,有38%来自于你说话的语调,而55%来自外型与肢体语言。

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项目经理在和其他相关方进行沟通的时候,需要谨慎选择沟通的方式,

当项目中遇到问题需要讨论和解决的时候,需要把团队成员召集在一起,当面讨论解决方案,因为这是最有效的交换信息的方式。

当项目中需要说服相关方支持自己的决定的时候,不能通过邮件表达,而是要进行面对面的沟通,因为有些信息比如自信程度、影响力是需要通过身体语言来传达的,仅仅通过邮件容易让相关方遗漏重要的信息,从而导致很难说服对方。

当项目中达成了共识,或者需要记录项目中的决议的时候,就只能选择书面的信息,这样能够精炼的提供决议的内容,而不会被语言和姿势干扰到。

04-用心聆听

很多人之所以从技术转型做项目经理,有一个重要的原因是发现自己很喜欢跟别人交流,再加上又懂技术,于是从工程师升职为项目经理。但是在成为项目经理之后,就需要作出改变,相比于会讲,项目经理更需要会倾听。从某种意义上来说,有效的沟通不是取决于是否会说,而取决于是否会听。

倾听的要点一:不要过早质疑对方。对方在说的时候,不能一下子把观点数据一下子讲完,如果很早提出问题,会增加对方表达的难度,听的人就更难听懂对方到底要表达什么。

倾听的要点二:要在心里回顾和重复对方讲的内容。由于大脑接收信号的速度远比说的速度快,所以在听的过程中,大脑就容易有空闲,容易走神,因此在听的过程中,要善于利用大脑的空闲期回顾甚至重复对方讲的内容,这样更能深刻的理解对方。

倾听的要点三:用心聆听。或者换一句英文“be there”,聆听的技巧不是频繁点头,不是看着对方的眼睛或者下巴,而是把对方当做一个特别有价值的倾听对象,用心聆听。在倾听的时候,决不三心二意,不是打开电脑一边看邮件一边听,而是放下所有其他的工作,带好纸和笔,认真听对方在讲什么。

05-淡定和从容

对于项目中的可能问题,事先有个基本的预判。充分使用风险登记册对风险进行有效管理。即使出现了意外,需要采取权变措施解决,也要不慌不忙,淡定和从容的面对和解决问题。

有能力的人不会因为别人的一个小小的错误大发雷霆,也不会因为别人的失误导致的问题愤愤不平,只会轻描淡写的说:这是小事,我来搞定。

有能力的人也不会因为别人的情绪左右自己的情绪,即使遇到情绪特别不好的人,或者无端的指责和评判,也能够做到不动声色,因为他明白自己的能力并不会因为其他人的看法而改变。

这一次举一个历史上的例子:

中国历史上有两个皇帝,都是在临死前要制定继承人,继承人都是一个婴儿。也就是说,在未来的10年,皇权将会旁落,还要在10年后再恢复皇家的权力。10年可变的因素实在太多。所以如何安排死后的政局就成了关键。

一位在死前做了周密的安排,之前的太子废了很久,势力已经被清除,于是重新立了另一位太子,处死新太子的母亲,安排好辅政大臣。一切安排好了。2天后,老皇帝去世,新皇帝登基。10年后,新皇帝成年后,正式执政。

另一位,由于外敌入侵,逃跑在外,疾病发作,仓促中立了太子,安排了辅政大臣,却把一个很重要的政坛对手排除在外。老皇帝惴惴不安的去世。老皇帝发丧期间,血流成河。辅政大臣全部被杀,一个女人执掌政治50年。

前一个是雄才大略的汉武帝刘彻,后一个是苦难悲情的咸丰帝爱新觉罗·奕詝。

总结一下

在组织中,项目经理充当项目发起人、团队成员与其他相关方之间的沟通者,向上对发起人展示项目成功的愿景,向下对团队成员提供指导和培训。

项目经理有90%的时间需要花在沟通上,沟通能力的高低直接决定了项目经理的能力高低,也在大部分程度上决定了项目的成功。那些top 2%的项目经理之所以能够脱颖而出,正是因为他们掌握了沟通的原则和方法。本文的这5个特征可以帮助项目经理在项目工作中取得成功。


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