《混沌报告》揭示项目成功的秘诀

发布时间:2017-12-06

项目管理是不同行业应对变革的首要方法,但是很多还没有掌握这种方法。过去15年内进行大量研究揭示项目的绩效相当糟糕,尤其是软件项目。

专门从事IT价值研究的斯坦迪集团已经项目绩效的相关研究,该报告就是著名的《混沌报告》,被认为是对IT项目绩效开创性探讨,其中项目成功的秘诀,在项目管理和IT行业广泛引用。本文整理项目成功的10个要素研究成果,供项目经理参考。

这些要素按照优先顺序和简要说明如下:

1.主管支持。

管理层的支持影响项目的过程和进展,缺乏管理支持将会导致项目处于严重不利地位。通过讨论所需的项目沟通性质和频率,建立与项目发起人或者高层的合作关系。

2.用户参与。

在最初的需求获取获得完成之后,不要试图减少用户的沟通。随着项目的展开,用户关注的信息以及问题的成熟度和变化常常需要对需求进行细化。时刻关注用户的意见和问题,为整个项目中的用户反馈提供机会。即使项目按时按预算交付,但是如果无法满足用户需求和期望,项目还是失败的。

3.有经验的项目经理。

97%的成功项目都有一位富有经验的项目经理领航,项目经理必须:

确保项目遵循项目管理的基本原则。

具备项目管理技能,并能欣赏项目成功的策略。

展示领导才能。

建立并保持联系。

促进团队中个人和集体的归属感。

认识到如果团队成员感到他们参与和贡献得到重视,他们将会倾向于有更强的承诺。

了解业务。

在充分考虑后能够对问题做出判断,并形成一个明确的决定。

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4.清晰的业务目标。

对当前业务在哪里和组织未来实现战略目标需要什么的清晰理解,对于项目的成功至关重要,业务目标可能包含客户满意度、增加收入、降低成本。没有明确的业务目标,项目就不存在,在开始工作之前,与项目发起人和关键干系人进行面谈,以确定其业务目标、期望和局限性。

任何与关键干系人的期望明显不一致的地方,必须在项目实际工作开始之前得到解决,一个良好的起点是成立一个小型的专家团队,配置职业商业分析师来研究业务问题和机遇,并组织管理相应的解决方案与战略保持一致性和达成基本共识。

5.最小化的范围。

“足以继续推进即可”和“越廋越美”成为项目成功不言而喻的秘密。由于规模会影响到时间或者项目持续时间,因此它们彼此关联,减少规模就会节约时间,因而增加了项目成功的可能性。应该通过优化范围来建立精益、简单、强有力的商业应用程序。

6.标准的结构。

根据项目的属性,选择适合的项目管理生命周期模型。线性项目管理方法适应于被充分理解的简单项目,项目变得复杂时,可以选择增量交付模型、敏捷模型等迭代生命周期。关键如何选择哪种项目生命周期模型,需要纳入公司和项目治理层面。

7.严格的基本要求。

在完全了解和考虑基本需求,并且团队有了一个方案的初步概念之后,就可以去规划设计和实施。理解“基本要求”,它是指最基础的需求,创建一种小的、可达到的基本要求,然后深化其特性,以使变化带来的影响最小。提供小的特性使发起人和客户能够很快地看到结果。

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8.规范的方法。

斯坦迪集团发现,46%的成功项目都使用了正式的项目管理方法。就复杂项目而言,采用一种标准的方法,并鼓励每个团队根据需要量身定制,对于消除未知的跨团队依赖性大有帮助。当使用一个正式的方法时,特定的步骤和程序是可复制和可以重复使用的,因此,无谓重复工作的趋势就会最小化,而项目范围内的一致性会最大化。以往项目的经验教训可以整合到你的项目方法中。

这个过程鼓励设置一个可行或不可行的决策检查点。一个项目团队能够以更大的信心继续工作,或可以停止或者改变步骤以适应不断变化的要求。实时调整的能力可提高完成项目的技巧和降低项目的风险。不要因标准对不同团队造成过度负担,但是要坚持提供关于整个项目的一个全局视野,并且管理跨团队的依赖性的那些方面进行管理。

9.使用一个系统的、可靠的估算方法。

必须努力找到所能做到的最佳估算。事实上,作为一个复杂项目的管理者要有的先决条件,即要对可靠的预算进行跟踪记录。根据斯坦迪什集团统计,尽管28%的项目是按时按预算交付,但是许多项目其实刚开始就被高估算了。

可以使用多种估算技术来确定预算的可靠性,并记录解决这些问题时所采用的假设和方法。专家判断和类比估算能够帮助我们策划和验证初期估算,也可采用行业指南来进行估算。

10.其他:小的里程碑,适当的计划、胜任的员工和所属权。

确定你需要考虑什么方面来评估你的成员和团队的竞争力。

把有技术的员工安排在最有益于项目的工作上。

将奖励措施作为工具,来激励项目目标的实现或取得阶段性成果。

关注团队建设并保持团队完整。

建立员工发展和培训计划,通过导师指导来提高团队及其成员的技术和能力。

考虑团队成员之间“化学反应”的作用,以及它如何以正面和负面两种方式影响项目。学习当这种“化学反应”不起作用时你可以做什么。

认识到项目更替的影响并寻找相应对策。

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